Thời gian là một thứ quý giá đối với mỗi chúng ta. Mỗi giây mỗi phút trôi qua bạn nên biết sử dụng một cách đúng đắn hiệu quả, tránh tình trạng gây lãng phí cho những việc khác. Vậy bạn đã biết kỹ năng quản lý thời gian chưa? Lợi ích của việc quản lý thời gian mang lại là những gì? Những cách nào quản lý thời gian một cách hiệu quả tất cả sẽ có trong bài biết dưới đây của unica.vn. Cùng tìm hiểu nhé
1. Quản lý thời gian là gì?
– Quản lý thời gian là quá trình sắp xếp, lên kế hoạch các công cần làm và thời gian để hoàn thành công việc đó. Bạn lên lịch trình cụ thể cho công việc của mình theo các buổi ( sáng, chiều), theo ngày ( kế hoạch một ngày bạn hoàn thành số lương phần trăm công việc), theo tuần, theo tháng, theo năm… tùy theo công việc đó là gì.
2. Các bước quản lý thời gian hiệu quả
Như đã nói, thời gian được xem là một nguồn tài nguyên hiếm hoi. Chính vì vậy, bạn cần xây dựng cho mình một chương trình làm việc rõ ràng và có quy củ từ những công việc nhỏ nhất rất đến những công việc cần dành nhiều thời gian. Để quản lý thời gian hiệu quả bạn cần trải qua 5 bước cơ bản như sau;
Xác đinh mục tiêu
– Là bước đầu tiên và quan trọng trong việc bạn cần phải nhận biết được mục tiêu và đích đến. Khi xác định được mục tiêu bạn sẽ biết mình cần làm những gì để đạt được mục tiêu đó. Bạn phải có một lịch trình cụ thể như thời gian bắt đầu, khoảng bao lâu thì hoàn thành mục tiêu. Chỉ như vậy bạn mới có thể làm chủ được thời gian và nắm bắt được cả quá trình đó.
– Mục đích của bước này sẽ giúp bạn nhận thấy hiệu quả của quản lý thời gian có ích như thế nào. Thông thường, trong các bước quản lý thời gian hiệu quả sẽ có hai cách là tự kiểm soát và kiểm soát công việc. Nếu bạn dùng cách tự kiểm soát thì bạn cần phải tự đánh giá được ưu điểm, nhược điểm, của bản thân. Còn nếu bạn dùng cách quản lý kiểm soát công việc thì bạn cần hiểu rõ được công việc của tổ chức và vai trò mình trong đó như nào.
– Trong bước nhận biết này, bạn cần hệ thống hóa những ý tưởng của mình ra giấy, đừng đánh lừa bản thân có một trí nhớ tốt mà bỏ qua điều này. Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý những yếu tố ảnh hưởng đến quỹ thời gian của bạn chủ yếu là từ thói quen hay yếu tố nào khác.
Liệt kê danh sách các việc cần làm
– Việc liệt kê chi tiết danh sách các việc cần làm trong ngày, trong tuần, trong tháng giúp bạn dễ dàng quản lý thời gian. Bạn sẽ biết cụ thể việc mình phải làm vào những khung giờ nào hay những công việc tiếp theo mình sẽ phải hoàn thành
Sắp xếp công việc theo thứ tự
– Bước tiếp theo bạn sẽ phân tích kỹ lưỡng những việc quan trọng nào cần thực hiện trước, những việc nào có thể làm sau.
– Những công việc quan trọng bạn nên đánh dấu lại để đảm bảo bạn hoàn thành công việc đó đúng tiến độ, thời gian. Sau đó sẽ tiếp tục những công việc còn lại sau.
– Sắp xếp theo hiểu này sẽ giúp bạn không bỏ lỡ được những việc quan trọng và bớt áp lực cũng như vẫn đảm bảo tiến độ hoàn thành được những việc khác
Tập trung, thực hiện nghiêm túc theo kế hoạch
– Khi bắt tay làm một việc nào đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực, trí tuệ vào làm theo đúng kế hoạc mà mình đã đề ra. Điều này không chỉ mang lại hiệu quả công việc rất cao mà còn giú bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bởi khi tập trung bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc và có thời gian cho việc khác.
– Thực hiện nghiêm túc theo những gì mà kế hoạch đã đặt ra giúp bạn. Nếu bạn trì hoãn hoặc thực hiện sai kế hoạch một ngày sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến những quá trình tiếp theo khi đó chất lượng công việc sẽ bị giản sút cùng với đó thời gian cũng bị ảnh hưởng.
– Duy trì quyết tâm thực hiện đúng kế hoạch từ khi bắt đầu đến trong suốt quá trình cách tốt nhất để kế hoạch bạn đề ra chắc chắn thành công. Sẽ rất đáng tiếc với các kế hoạch bị bỏ dở, lãng phí thời gian và công sức bỏ ra.
Tổng kết lại công việc
– Sau mỗi ngày làm xong việc bạn nên tổng kết hay check lại những gì mình đã làm được trong ngày hôm nay, thời gian hoàn thành công việc và đánh giá công việc mình làm nó có thực sự hiệu quả hay chưa? Từ đánh giá đó ra rút ra kinh nghiệm và sẽ có sự điều chỉnh kế hoạch về sau.
– Hành động tiếp tục duy trì sự bất hợp lý, không cần thiết chính là lãng phí thời gian của chính bản thân.
Duy trì tính kỷ luật cao trong công việc
– Để làm việc cũng như tận dụng thời gian làm việc hết mức có thể bạn nên tập cho mình tính kỷ luật trong quá trình làm việc và những thói quen tiết kiệm thời gian.
– Bạn nên đặt ra những quy tắc riêng cho bản thân mình, thời gian đầu thực hiện sẽ cảm thấy khó khăn và muốn bỏ cuộc. Nhưng bạn hãy tập từ từ rồi bạn sẽ quen, nếu bạn thực hiện đúng nguyên tắc làm việc mình đặt ra thì hiệu quả công việc mang lại sẽ rất cao và đảm bảo đúng tiến độ.
3. Lợi ích của việc quản lý thời gian
Có thời gian phát triển bản thân
Lợi ích đầu tiên cần kể đến trong nhóm lợi ích của việc quản lý thời gian mang lại đó là bạn cần dành thời gian nhiều hơn để hoàn thiện bản thân. Thay vì việc bạn ngủ nướng trên chiếc giường đến tận trưa thì bạn cần dậy sớm vào mỗi buổi sáng, vừa tiết kiệm được thời gian vừa để bản thân có thể phát triển.
Nếu bạn chưa từng tập thể dục vào buổi sáng thì bạn nên hoàn thiện hơn. Bạn có thể tập các bài tập thể dục tại nhà hoặc chạy bộ, đi bộ trong công viên. Bạn cũng có thể ngồi thiền, tập yoga…
>> Cách lập thời gian biểu hàng ngày mang lại hiệu quả cao nhất
Có tinh thần sẵn sàng cho các kế hoạch lớn
Bạn hãy tranh thủ làm những điều nhỏ nhặt vào buổi sáng để có đủ thời gian làm những công việc to lớn cho bản thân trong cả ngày. Khi đó, những việc nhỏ sẽ không ảnh hưởng đến quỹ thời gian biểu của bạn.
Làm việc thật hiệu quả
– Nếu bạn nghĩ rằng làm việc thật nhiều thì hiệu quả thì bạn đã sai lầm. Công việc có hiệu quả hay không còn phụ thuộc rất nhiều vào cách bạn quản lý thời gian.
– Nếu mỗi tối trước khi đi ngủ, bạn lập ra cho mình một bản kế hoạch cụ thể cho từng công việc mình, những công việc nhất định phải hoàn thành thì chỉ sau 1 tháng bạn sẽ thấy công việc mình thay đổi và năng suất lên rất nhiều.
– Không những thế, khi bạn biết cách quản lý thời gian và sắp xếp công việc, bạn sẽ thấy cách làm việc của bản thân trở nên tư duy, sáng tạo và logic lên rất nhiều.
Liệt kê được chính xác việc mình cần làm
Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn liệt kê được những công việc cần làm trong một ngày là gì? Ngày tiếp theo bạn sẽ phải làm là gì và xa hơn thế là kế hoạch trong tuần đó là gì. Sau đó, bạn sẽ nhìn được những công việc mình cần làm ưu tiên là gì, công việc nào quan trọng sẽ làm trước, công việc nào chưa cần thiết sẽ để làm sau. Qua bảng phân chia thời gian, bạn sẽ đánh dấu lại và hoàn thành đúng thời gian, không gây ảnh hưởng đến công việc sau đó.
Giúp bạn bỏ được thói quen xấu
Khi bạn biết cách quản lý thời gian, bạn sẽ nhìn ra được những thói quen xấu đang tiêu tốn thời gian của bạn, phá hủy các mục tiêu và kiềm chế sự thành công của bạn. Ví dụ, khi bạn biết cách quản lý thời gian của mình lúc làm việc thì việc bạn lướt Facebook hoặc vào xem các trang web là điều sẽ không bao giờ xảy ra.
>> Nâng cao chất lượng cuộc sống bằng 6 thói quen cực đơn giản
Tạo cho bạn tính kỷ luật với bản thân
Người Việt Nam có thói quen làm việc theo cách tùy hứng, không khoa học và không theo kỷ luật. Tuy nhiên, một lợi ích của việc quản lý thời gian mang lại đó là sẽ làm việc theo những quy tắc riêng và kỷ luật cụ thể. Có thể thời gian đầu bạn sẽ không quen, cảm thấy khó khăn nhưng tuyệt đối không được nản chí, bạn cần từ từ để đưa bản thân đi vào quy củ.
Giúp não bộ tập trung
– Tập trung là một lợi ích rất tốt mà quản lý thời gian mang lại cho bạn, bạn sẽ tập trung hết thời gian vào công việc. Không những điều đó mang lại cho bạn kết quả cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được thời gian rất nhiều. Bởi vì khi tập trung thì bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành được công việc và thời gian dành cho việc khác.
4. Một số kỹ năng quản lý thời gian cho nhân viên văn phòng
1. Viết danh sách các công việc cần làm vào sổ tay
– Dù bạn là người có trí nhớ tốt thế nào, bạn cũng sẽ có thể bỏ sót một số công việc khi có quá nhiều việc. Thêm vào đó, quá nhiều chi tiết của các công việc mỗi ngày khiến đầu óc bạn bị quá tải.
– Hãy liệt kê các công việc bạn cần làm hàng ngày ra sổ tay. Ghi chú thêm những điều cần chú ý đối với mỗi công việc. Việc này không chỉ giúp bạn không bỏ sót công việc mà còn dễ kiểm soát được thời gian làm việc, phân bổ công việc phù hợp.
2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc
– Dựa vào các yếu tố về thời gian cũng như mức độ quan trọng của các đầu công việc để sắp xếp các thứ tự ưu tiên cho công việc. Ví dụ, các công việc gấp và quan trọng sẽ được ưu tiên giải quyết trước. Việc cân đối giải quyết các công việc giúp nhân viên hoàn thành các công việc đúng tiến độ.
– Đây là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, được các chuyên gia đánh giá rất cao. Bạn có thể tìm hiểu rõ hơn về kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả với khóa học Quản lý thời gian làm việc hiệu quả.
3. Tập cách nói “không”
Trên thực tế, sự lãng phí thời gian của bạn nằm ở việc bạn lãng phí thời gian vào những việc không tên, phát sinh từ ngoại cảnh, đồng nghiệp. Ví dụ, một đồng nghiệp bất ngờ cho bạn xem một đoạn video về vấn đề mà anh ấy quan tâm. Việc này hoàn toàn không có trong kế hoạch nhưng nó đã chiếm của bạn một khoảng thời gian đáng kể.
Hãy tập cách nói “không” với những công việc nảy sinh ngoài kế hoạch mà không thực sự quan trọng. Hoặc sắp xếp chúng vào một thời gian khác thích hợp hơn để đảm bảo thời gian hoàn thành đã định ra theo kế hoạch.
4. Học cách suy nghĩ kỹ trước khi thực hiện
Đối với mỗi công việc cần thực hiện, hãy suy nghĩ xem cách của bạn đã thực sự hiệu quả. Có những cách nào để tiết kiệm thời gian hơn? Đây là bước đầu tiên góp phần nâng cao hiệu suất công việc của mỗi cá nhân.
Hãy tập suy nghĩ trước khi chấp nhận một yêu cầu công việc nào đó, hãy suy nghĩ trước khi đưa ra câu trả lời cho mình. Điều này sẽ tránh cho bạn khỏi bị làm quá nhiều việc.
5. Phát triển năng lực chuyên môn của bản thân
Một trong những phương pháp phát triển kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là tự phát triển năng lực chuyên môn của chính bản thân mình. Mỗi ngày, khối lượng công việc sẽ tăng lên. Điều bạn cần làm là nâng cao năng lực bản thân, thúc đẩy công việc mỗi ngày/
Hãy dành thời gian cho việc đọc sách, tham gia vào các chương trình đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp, bên ngoài để nâng cao khả năng bản thân.
6. Tập loại bỏ các công việc không thực sự cần thiết
Một trong những yếu tố quyết định đến việc quản lý thời gian hiệu quả là việc loại bỏ những việc làm không thực sự cần thiết. Hãy đánh giá xem bạn đã sử dụng quỹ thời gian của mình hiệu quả chưa? Tổ chức lại và loại bỏ những công việc không cần thiết, sắp xếp các thứ tự ưu tiên cho công việc của mình.
7. Loại bỏ các thói quen xấu
Muốn quản lý thời gian hiệu quả, bạn chắc chắn phải loại bỏ những thói quen xấu làm tiêu tốn thời gian làm việc của bản thân. Các thói quen xấu này cũng chính là nhân tố phá hủy kế hoạch làm việc mỗi ngày của bạn.
Ví dụ, thói quen không tập trung giải quyết một công việc, làm mỗi việc một chút là một thói quen xấu. Nó khiến bạn không thể hoàn thành dứt điểm một công việc nào cả. Trong trường hợp này, việc loại bỏ ngay thói quen này là cần thiết.
Tham khảo khóa học “Quản lý thời gian làm việc hiệu quả”
Với thói quen ảnh hưởng đến công việc của bạn, nếu bạn không biết cách quản lý thời gian hiệu quả thì thói quen sẽ ăn sâu vào máu thịt. Để loại bỏ được điều này, khóa học “Quản lý thời gian làm việc hiệu quả” chính là vị cứu tính của bạn. Với kinh nghiệm dày dặn, giảng viên sẽ chia sẻ cho bạn những kỹ năng trong cách tổ chức và quản lý thời gian một cách hiệu quả.
Khóa học “Quản lý thời gian làm việc hiệu quả”
Không những thế, bạn sẽ lên được một bảng kế hoạch thời gian sử dụng chi tiết nhất, nâng cao được công việc, giúp não bộ trở nên linh hoạt và có tư duy sáng tạo hơn khi làm việc.
XEM CHI TIẾT KHÓA HỌC TẠI ĐÂY
Quản lý thời gian làm việc hiệu quả
Với rất nhiều lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả mang lại, chỉ cần bạn có mục tiêu, có ý chí, biết cách sắp xếp công việc một cách khoa học thì bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian của mình được sử dụng rất thông minh. Ngay bây giờ, bạn hãy biết trân trọng thời gian vàng ngọc của mình để không bị lãng phí. Chúc bạn thành công!
>> Các bước quản lý thời gian hiệu quả để thành công
Tags:
Quản lý thời gian Khóa học
